POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MedicoQlic

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1. ¿CÓMO TRATAMOS TUS DATOS?

En Codex-AI (en adelante, "LA EMPRESA" o "EL PROVEEDOR"), desarrollador de MedicoQlic, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y la seguridad de la información. El tratamiento de los datos personales se realiza bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios en Colombia.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La entidad responsable del tratamiento de los datos del CLIENTE (suscriptores del software) y encargada del tratamiento de los datos de los PACIENTES alojados en la plataforma es:

• Razón Social / Nombre Comercial: Codex-AI

• NIT: 901643783

• Correo Electrónico para Privacidad: soporte@codex-ai-tech.com

• Teléfono de Contacto: 305 4360809

3. FINALIDAD

Recopilamos y tratamos los datos personales con el objetivo principal de proveer, mantener y mejorar los servicios del software médico MedicoQlic. Esto incluye la gestión de cuentas de usuario, facturación, soporte técnico, y el procesamiento de datos clínicos y administrativos necesarios para la operación de consultorios e IPS.

4. LEGITIMACIÓN

El tratamiento de tus datos está legitimado por las siguientes bases jurídicas:

• Relación Contractual: Necesario para la ejecución del contrato de suscripción y prestación de servicios (Términos y Condiciones).

• Cumplimiento Legal: Para cumplir con obligaciones ante la DIAN (Facturación Electrónica), el Ministerio de Salud (RIPS) y otras autoridades.

• Consentimiento: Cuando el usuario nos contacta voluntariamente o autoriza el envío de información comercial.

• Interés Legítimo: Para garantizar la seguridad de la red y mejorar nuestros servicios mediante análisis de uso (anonimizados).

5. DESTINATARIOS

Los datos podrán ser compartidos con:

• Proveedores de servicios tecnológicos (servidores en la nube, proveedores de firma digital).

• Entidades gubernamentales (DIAN, MinSalud, SuperSalud) en cumplimiento de la ley.

• Asesores legales y contables de Codex-AI, bajo acuerdos de confidencialidad.

6. DERECHOS DEL TITULAR (Habeas Data)

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Acceder: Conocer qué datos tuyos estamos tratando.

• Rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.

• Suprimir: Solicitar la eliminación de tus datos cuando no sean necesarios para la finalidad legal o contractual.

• Revocar: Retirar la autorización otorgada para el tratamiento (salvo cuando exista un deber legal de permanencia).

• Prueba: Solicitar prueba de la autorización otorgada.

7. ¿PARA QUÉ TRATAREMOS TUS DATOS?

El tratamiento de la información tiene alcances distintos según el tipo de dato:

A. Datos del Cliente (Profesional de Salud / IPS):

• Gestión de la suscripción, cobros y facturación.

• Verificación de identidad y representación legal para evitar suplantaciones.

• Envío de notificaciones sobre actualizaciones, mantenimientos o cambios en los términos.

• Soporte técnico y atención al cliente.

B. Datos de los Pacientes (Alojados por el Cliente):

• Almacenamiento y gestión de Historias Clínicas Electrónicas.

• Agendamiento de citas y recordatorios.

• Generación de reportes obligatorios (RIPS, JSON) para el Ministerio de Salud.

• Procesamiento mediante herramientas de Inteligencia Artificial para generación de sugerencias administrativas y de apoyo. Este procedimiento se realiza exclusivamente con información previamente anonimizada; por lo tanto, se garantiza que en ningún momento se envían, transfieren ni procesan datos personales identificables del paciente (tales como nombre, documento de identidad o datos de contacto) a través de los modelos de IA.

8. ¿CUÁL ES NUESTRA FUNCIÓN EN EL TRATAMIENTO DE TUS DATOS?

Es fundamental distinguir los dos roles que ejerce Codex-AI:

1. Como RESPONSABLE del Tratamiento: Actuamos como Responsables respecto a los datos personales del CLIENTE (el médico o la empresa contratante, sus empleados y representantes legales). Nosotros decidimos sobre la finalidad y uso de estos datos administrativos y comerciales.

2. Como ENCARGADO del Tratamiento: Actuamos únicamente como Encargados respecto a los datos de los PACIENTES que el Cliente ingresa al sistema. No somos propietarios de esta información clínica ni decidimos sobre su destino; simplemente la custodiamos, procesamos y almacenamos siguiendo las instrucciones del Cliente (quien es el Responsable de esos datos ante la ley).

9. ¿A QUIÉN COMUNICAMOS TUS DATOS?

MedicoQlic está diseñado para interoperar con entidades del Estado y terceros necesarios para la operación:

• DIAN: Transmisión de facturas electrónicas y notas crédito/débito.

• Ministerio de Salud / SISPRO: Transmisión de datos de RIPS y generación de códigos CUV.

• Afacturar: PST Autorizado por la DIAN para FEV.

• Pasarelas de Pagos: Para el procesamiento de los pagos de la suscripción (Codex-AI no almacena datos de tarjetas de crédito completos).

No vendemos, alquilamos ni comercializamos bases de datos con terceros para fines publicitarios.

10. TRANSFERENCIAS A NIVEL INTERNACIONAL

Para garantizar la alta disponibilidad y seguridad, nuestra infraestructura tecnológica (servidores y bases de datos) puede estar alojada en proveedores de servicios en la nube de clase mundial (como AWS, Google Cloud o Azure) ubicados fuera de Colombia (ej. Estados Unidos).

Al aceptar esta política, el Usuario autoriza esta transferencia internacional, la cual se realiza bajo estrictos estándares de seguridad y cláusulas contractuales que garantizan un nivel de protección adecuado conforme a la normativa colombiana.

11. ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS TUS DATOS?

• Datos del Cliente (Suscripción activa): Se conservarán mientras se mantenga la relación contractual. Codex-AI se reserva el derecho de no devolver los datos almacenados en el sistema una vez terminada la relación contractual. 

• Codex-AI se reserva el derecho a no estar obligado a generar procesos de migración de datos y de tecnología de cualquier índole.

• Datos tras la terminación: Una vez finalizado el contrato, los datos se mantendrán bloqueados por un periodo máximo de un (1) año (según T&C), salvo aquellos que deban conservarse por obligación legal, fiscal o contable (generalmente 5 a 10 años). Fuera de este periodo de tiempo, los datos serán eliminados.

• Datos de Pacientes (Historia Clínica): El deber legal de conservación de la historia clínica (Resolución 1995/99 y Ley 2015/2020) recae sobre el CLIENTE. Codex-AI solo mantendrá los datos en la nube durante la vigencia del contrato y el periodo de gracia posterior estipulado en los Términos y Condiciones.

12. ¿CÓMO CUSTODIAMOS TUS DATOS?

Codex-AI implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

• Encriptación: Uso de protocolos SSL/TLS para la transmisión de datos y cifrado en reposo para bases de datos sensibles.

• Control de Acceso: Autenticación mediante credenciales únicas y perfiles de usuario con permisos segmentados.

• Backups: Copias de seguridad periódicas de la infraestructura.

• Monitoreo: Registro de logs de actividad y auditoría de accesos.

Sin embargo, el usuario reconoce que ningún sistema en Internet es 100% invulnerable y asume el deber de custodiar sus propias contraseñas.

13. ¿CÓMO PUEDES CONTROLAR LA GESTIÓN DE TUS DATOS?

El titular puede ejercer sus derechos de Habeas Data (conocer, actualizar, rectificar y suprimir) en cualquier momento y de forma gratuita.

Procedimiento:

1. Enviar una solicitud escrita al correo electrónico: soporte@codex-ai-tech.com.

2. La solicitud debe incluir: Nombre completo, identificación, descripción de los hechos y la petición concreta (ej. actualización de correo, eliminación de cuenta).

3. Codex-AI responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles (prorrogables por 5 días más según la ley).

14. MODIFICACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA DE DATOS

Codex-AI se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o mejores prácticas de la industria.

Cualquier cambio sustancial será comunicado a través de la plataforma o al correo electrónico registrado antes de su entrada en vigor. El uso continuado de la plataforma después de dichos cambios implica la aceptación de la nueva política.