Términos y condiciones 

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TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO: MedicoQlic

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1. INTRODUCCIÓN

El presente documento establece los términos y condiciones (en adelante, los "Términos") que regulan el acceso y uso del software denominado MedicoQlic (en adelante, la "Plataforma" o el "Servicio"), desarrollado y operado por Codex-AI (en adelante, "EL PROVEEDOR").

El acceso, suscripción y uso de la Plataforma implica la aceptación total, plena y sin reservas de todas y cada una de las disposiciones incluidas en estos Términos por parte de la persona natural o jurídica que contrata el servicio (en adelante, el "CLIENTE" o "USUARIO"). Si el CLIENTE no está de acuerdo con cualquiera de las condiciones aquí establecidas, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.

2. OBJETO

El objeto del presente contrato es otorgar al CLIENTE una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable sobre la Plataforma en la nube MedicoQlic, destinada a la gestión médica, administrativa y operativa de consultorios o instituciones de salud. Esta licencia está condicionada al pago de la suscripción correspondiente y al cumplimiento de las obligaciones aquí descritas.

Ámbito Territorial: El uso del software es válido y está licenciado únicamente para operar dentro del territorio nacional de la República de Colombia.

3. USUARIOS

Se distinguen dos tipos de sujetos involucrados en el uso de la Plataforma:

• El Cliente (Usuario Directo): Es el profesional de la salud, IPS o entidad que contrata el servicio. Es el único responsable del uso de las credenciales de acceso y de la información ingresada.

• El Paciente (Titular de los Datos): Es la persona física cuya información de salud es gestionada a través de la Plataforma. MedicoQlic no tiene relación contractual directa con los pacientes; la relación jurídica y el deber de información recaen exclusivamente sobre el CLIENTE.

4. FUNCIONALIDADES

La Plataforma ofrece herramientas basadas en la nube para la gestión clínica y administrativa, que pueden incluir, pero no se limitan a: historia clínica electrónica, agendamiento, facturación electrónica (FEV), generación de RIPS y módulos de asistencia mediante Inteligencia Artificial (IA).

EL PROVEEDOR se reserva el derecho de modificar, sustituir o eliminar funcionalidades de la Plataforma en cualquier momento para mejorar el servicio o cumplir con normativas técnicas.

5. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

• Aceptación: La contratación se perfecciona mediante el registro digital y la aceptación de estos Términos.

• Implementación FEV y RIPS: Para los módulos de Facturación Electrónica y RIPS, los tiempos de implementación oscilan entre 3  a 15 dias aproximadamente dependiendo de la disponibilidad del cliente, ministerio de salud y la DIAN.

• Requisitos Previos: Es responsabilidad exclusiva del CLIENTE cumplir previamente con todos los requisitos de habilitación ante la DIAN y el Ministerio de Salud. EL PROVEEDOR no será responsable por retrasos en la implementación imputables a la falta de documentación, resoluciones o requisitos normativos por parte del CLIENTE.

6. COSTO DEL SERVICIO

• Tarifas: El uso de la Plataforma está sujeto al pago de las tarifas vigentes publicadas por EL PROVEEDOR.

• Modificaciones de Precio: EL PROVEEDOR podrá modificar las tarifas del servicio en cualquier momento, garantizando un aviso previo de treinta (30) días calendario al CLIENTE.

• Pagos: El no pago oportuno de la suscripción podrá acarrear la suspensión inmediata del servicio.

7. ACTUALIZACIONES Y SOPORTE TÉCNICO

El soporte técnico se prestará conforme al plan contratado por el CLIENTE, bajo los siguientes Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS):

Plan Contratado Nivel de Soporte Tiempo de Respuesta (ANS) sin contemplar una posible solución.

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Plan Básico Soporte Estándar≤ 3 días hábiles

Plan Estandar Soporte Prioritario≤ 2 dias hábiles

Plan Enterprise Soporte Crítico≤ 1 dia hábil

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Las actualizaciones de software se despliegan automáticamente en la nube. EL PROVEEDOR no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio, la cual puede verse afectada por fallas de internet, mantenimiento o causas de fuerza mayor.

8. OBLIGACIONES

8.1 Obligaciones del Cliente

1. Respaldo de Información (Backups): El CLIENTE reconoce que MedicoQlic no debe ser el único repositorio de su información. Es obligación indelegable del CLIENTE mantener copias de seguridad (backups) externas, físicas o digitales, de todas las historias clínicas. Para este fin, se dispone de exportación a PDF de las historias clínicas.

2. Veracidad: Garantizar la veracidad y exactitud de los datos ingresados.

3. Consentimiento: Obtener el consentimiento informado y la autorización de tratamiento de datos de sus pacientes.

8.2 Obligaciones del Proveedor

1. Disponer de la infraestructura tecnológica para la operación del software.

2. Implementar medidas de seguridad razonables para la protección de la información alojada.

9. PROPIEDAD INTELECTUAL Y LICENCIA DE USO

Todo el contenido del software, incluyendo código fuente, bases de datos, diseño, logotipos y algoritmos de IA, son propiedad exclusiva de Codex-AI. El CLIENTE no adquiere ningún derecho de propiedad sobre el software, únicamente una licencia de uso limitada, temporal y revocable.

10. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO Y RETENCIÓN DE DATOS

• Terminación: Cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato.

• Retención de Datos (Planes Pagos): Al finalizar el contrato, la data se conservará por un máximo de un (1) año. Pasado este tiempo, será eliminada permanentemente. EL PROVEEDOR no está obligado a devolver datos en formatos específicos ni a realizar migraciones.

• Codex-AI se reserva el derecho a no estar obligado a entregar información almacenada cuando el cliente no cumple con los pagos establecidos.

El Plan Piloto tiene una duración de una (1) semana, contada a partir de la fecha de habilitación del sistema, la cual se realiza una semana después de la solicitud formal de habilitación por parte del usuario.

Este período tiene como objetivo permitir al usuario evaluar de manera real y completa las funcionalidades de MedicoQlic, así como su adecuación a los procesos administrativos, clínicos y normativos de su organización.

Al finalizar la semana de prueba, el usuario deberá informar expresamente a Codex-AI, a través de los canales oficiales de comunicación, si decide continuar con el Plan de Pago Enterprise.

En caso de no recibir confirmación dentro del plazo establecido de 1 semana (Tiempo del plan piloto):

Se entenderá que el usuario no continuará con un plan de pago.

El sistema será deshabilitado automáticamente.

Toda la información registrada durante el Plan Piloto será eliminada de forma permanente, sin posibilidad de recuperación.

Esta medida es necesaria para garantizar:

La correcta administración de los recursos tecnológicos.

El cumplimiento de las políticas de seguridad y protección de datos.

La claridad contractual para ambas partes.

La continuidad del servicio y la preservación de la información dependen exclusivamente de la confirmación oportuna del usuario dentro del período del Plan Piloto.

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11. EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD (USO DE IA Y JUICIO CLÍNICO)

Codex-AI declara explícitamente que la Inteligencia Artificial integrada en la Plataforma es una herramienta de apoyo y soporte administrativo/documental.

1. No Sustitución: La IA NO sustituye el juicio clínico, diagnóstico ni terapéutico del profesional de la salud.

2. Responsabilidad Profesional: El CLIENTE (profesional de la salud) es el único y exclusivo responsable de validar, corregir, aprobar o rechazar cualquier sugerencia, texto o dato generado por la IA antes de incluirlo en la historia clínica o documentos oficiales.

3. Marco Legal: El CLIENTE asume la responsabilidad total del cumplimiento de la Resolución 1995 de 1999 (Manejo de Historia Clínica), la Ley 23 de 1981 (Ética Médica), la Ley 1090 de 2006 (Código Deontológico y Bioético de Psicología) y la Ley 35 de 1989 (Código de Ética del Odontólogo), así como cualquier norma que las modifique o sustituya.

Codex-AI no se hace responsable por diagnósticos erróneos, tratamientos inadecuados o glosas derivadas del uso de la información sugerida por la herramienta.

12. EXENCIÓN Y LÍMITES DE RESPONSABILIDAD

1. Naturaleza del Proveedor: Codex-AI actúa exclusivamente como proveedor tecnológico, no como Institución Prestadora de Salud (IPS).

2. Sanciones Administrativas: Codex-AI no asume responsabilidad alguna ni pagará multas o sanciones impuestas por la DIAN, el Ministerio de Salud, Secretarías de Salud o cualquier ente de control, derivadas de negligencia, reportes extemporáneos, mala práctica médica o incumplimiento normativo por parte del CLIENTE.

3. Fallas de Terceros: EL PROVEEDOR no responde por fallas en los servicios de internet, fluido eléctrico o caídas de los servicios web de la DIAN o el Ministerio de Salud.

13. PROHIBICIONES

Queda estrictamente prohibido al CLIENTE y sus usuarios autorizados:

1. Revender, sublicenciar o comercializar el acceso a la Plataforma.

2. Realizar ingeniería inversa, descompilación o desmontaje del software.

3. Compartir sus credenciales de acceso con terceros no autorizados.

4. Utilizar la plataforma para actividades ilícitas o fraudulentas.

14. REGISTRO DE EVENTOS Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

El sistema podrá registrar (logs) todas las acciones realizadas por los usuarios con fines de auditoría y seguridad. Asimismo, el CLIENTE autoriza la transferencia automática de la información requerida por ley a las entidades gubernamentales pertinentes (ej. envío de XML a la DIAN o archivos JSON/RIPS al Ministerio de Salud) cuando utilice los módulos habilitados para tal fin.

15. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

• Roles: El CLIENTE actúa como "Responsable del Tratamiento" de los datos de sus pacientes. Codex-AI actúa como "Encargado del Tratamiento".

• Datos del Cliente: Al usar el aplicativo, el CLIENTE acepta y autoriza el tratamiento de sus propios datos personales por parte de Codex-AI con fines administrativos, de facturación y gestión operativa del servicio, asi mismo acepta la política de privacidad . https://www.codex-ai-tech.com/politica-de-privacidad

• Deber del Cliente: Es obligación exclusiva del CLIENTE recabar las autorizaciones necesarias de sus pacientes para alojar sus datos sensibles en la Plataforma.

16. NULIDAD O INEFICACIA DE LAS CLÁUSULAS

Si cualquier disposición de estos Términos fuera declarada nula, inválida o ineficaz por una autoridad competente, dicha declaración no afectará la validez de las restantes disposiciones, las cuales permanecerán vigentes y vinculantes para las partes.

17. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES

EL PROVEEDOR se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en la Plataforma. El uso continuado del servicio por parte del CLIENTE tras la publicación constituirá su aceptación de los nuevos términos.

18. LEGISLACIÓN APLICABLE

Este acuerdo se rige e interpreta de acuerdo con las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia que surja de la ejecución o interpretación de este contrato, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces competentes en la ciudad de domicilio de Codex-AI.

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19. LEGITIMIDAD EN LA CONTRATACIÓN Y REPRESENTACIÓN LEGAL

El acceso a los planes de pago, la firma del contrato de suscripción y la autorización para el tratamiento de datos corporativos está reservada exclusiva y estrictamente al Representante Legal de la persona jurídica (IPS, Clínica, Hospital) o al propietario directo del establecimiento comercial (en caso de personas naturales).

• Verificación: EL PROVEEDOR se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento documentos soportes tales como el Certificado de Existencia y Representación Legal (Cámara de Comercio) vigente (no mayor a 30 días), el Registro Único Tributario (RUT) o la cédula de ciudadanía para verificar la legitimidad de quien contrata.

• Nulidad por falta de capacidad: Cualquier suscripción adquirida por personal administrativo, asistentes, contadores o terceros sin la capacidad de representación legal certificada será considerada inválida, sin perjuicio del cobro de los servicios ya prestados. El Representante Legal es el único autorizado para comprometer a la entidad en las obligaciones financieras y legales aquí descritas.

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19.1. Terceros tecnológicos.

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Codex-AI se reserva el derecho de realizar integraciones tecnológicas con los siguientes terceros con el fin de dar un servicio de alta calidad y disponibilidad:

Azure Microsoft.

DIAN

MinSalud

Afacturar.

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Al aceptar contrato con Codex-AI se requiere "otrosi" para definir la conducta contractual con Afacturar. El cual es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

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20. PROHIBICIÓN DE SUPLANTACIÓN DE IDENTIDAD Y FALSEDAD PERSONAL

El CLIENTE y todos los usuarios autorizados (médicos, enfermeros, administrativos) garantizan que la identidad suministrada en la plataforma es real, verificable y corresponde a la persona que opera el sistema.

• Intransferibilidad: Las credenciales de acceso (usuario y contraseña) son personales e intransferibles. Queda estrictamente prohibido que un usuario utilice las credenciales de otro profesional de la salud para firmar historias clínicas, formular medicamentos o generar órdenes médicas.

• Suplantación: Cualquier intento de suplantación de identidad, uso de registros médicos (Rethus) ajenos, o falsificación de credenciales para acceder a la plataforma, constituirá una violación grave de estos Términos y Condiciones.

• Consecuencias Legales: En caso de detectarse suplantación, Codex-AI procederá a la suspensión inmediata de la cuenta y, en cumplimiento de la ley, podrá reportar el hecho a las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación y Tribunales de Ética Médica), dado que esto puede constituir el delito de Falsedad Personal (Código Penal Colombiano).

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21. PROTOCOLO Y CONDICIONES PARA EL ENVÍO DE HISTORIAS CLÍNICAS POR CORREO

El uso de la funcionalidad dispuesta en la Plataforma para el envío digital de la Historia Clínica implica la aceptación y cumplimiento estricto de las siguientes reglas de seguridad y privacidad por parte del CLIENTE:

1. Destinatario Restringido: Las historias clínicas y documentos médicos anexos solo deben enviarse a la dirección de correo electrónico titularidad del paciente dueño de la Historia Clínica. Queda prohibido el envío a terceros no autorizados.

2. Consentimiento Expreso: Es obligación indelegable del CLIENTE confirmar con el paciente, previo al envío, que este autoriza la recepción de su información médica confidencial a través de dicho medio digital.

3. Disponibilidad Técnica del Destinatario: El CLIENTE debe asegurarse y advertir al paciente que su cuenta de correo electrónico cuente con espacio de almacenamiento disponible. Codex-AI no se hace responsable por la no entrega del mensaje (rebotes) debido a buzones llenos, cuentas inactivas o filtros de seguridad (SPAM) configurados por el paciente.

4. Integridad del Envío: Está estrictamente prohibido utilizar esta funcionalidad para adjuntar, enviar o distribuir publicidad, facturas no relacionadas, imágenes personales o cualquier contenido diferente a la Historia Clínica correspondiente generada por el sistema.

5. Responsabilidad Exclusiva: El uso adecuado de esta funcionalidad es responsabilidad exclusiva del usuario que la ejecuta. Codex-AI se exonera de cualquier responsabilidad derivada de errores en la digitación del correo electrónico por parte del CLIENTE o del acceso no autorizado al buzón del paciente.

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22. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS, IMÁGENES Y ARCHIVOS ADJUNTOS

La Plataforma permite la carga y almacenamiento de archivos digitales (imágenes diagnósticas, documentos PDF, fotografías clínicas, entre otros) como parte integral de la Historia Clínica. El uso de esta funcionalidad se rige bajo las siguientes condiciones estrictas de seguridad y privacidad:

1. Licitud y Pertinencia (Habeas Data): El CLIENTE garantiza que todo documento o imagen cargado al sistema tiene una finalidad estrictamente médica, clínica o administrativa.

   • En el caso de fotografías clínicas de pacientes (ej. dermatología, cirugía plástica, heridas), el CLIENTE declara contar con el consentimiento expreso y escrito del paciente para la captura y almacenamiento digital de dichas imágenes, respetando su dignidad e intimidad conforme a la Ley 1581 de 2012.

2. Seguridad Informática y Archivos Maliciosos: Es responsabilidad exclusiva del CLIENTE asegurar que los archivos cargados estén libres de virus, troyanos, gusanos, ransomware o cualquier otro código malicioso ("Malware") que pueda comprometer la integridad de la Plataforma.

   • Codex-AI se reserva el derecho de bloquear, poner en cuarentena o eliminar automáticamente cualquier archivo que sus sistemas de defensa detecten como amenaza, sin que esto genere derecho a indemnización por pérdida de información.

   • Codex-AI no será responsable por daños en los equipos del CLIENTE o de terceros derivados de la descarga de archivos infectados que hayan sido subidos previamente por el mismo CLIENTE o sus usuarios autorizados.

3. Propiedad Intelectual y Contenido Prohibido: Queda terminantemente prohibido cargar material protegido por derechos de autor sin licencia, pornografía, contenido ilícito o archivos que no guarden relación directa con la prestación del servicio de salud. Codex-AI actúa como un mero alojador de datos y no realiza monitoreo editorial, pero se reserva el derecho de eliminar contenido flagrantemente ilegal si es notificado por autoridad competente.

4. Integridad del Archivo: El CLIENTE reconoce que la visualización de los archivos depende de la calidad original de la carga. Codex-AI no altera el contenido de los archivos, pero puede aplicar procesos de compresión para optimizar el almacenamiento, siempre que no se sacrifique la legibilidad clínica esencial.

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